Accountantscontrole

Binnen het programma van Horizon 2020 bestaat de plicht om een accountantsverklaring aan te leveren zodra aan het einde van een rapportageperiode de gevraagde subsidie een bedrag van € 325.000,- overschrijdt. Deze accountantantsverklaring wordt  CFS (Certificate in the Financial Statement) genoemd.

In de Grant Agreement (Artikel 20.2) kunt u vinden wanneer er gerapporteerd dient te worden en welke projectperiodes het project kent. Artikel 20.3 omschrijft aan welke eisen de (interim)rapportages dienen te voldoen.

In Annex 4 van de Grant Agreement vindt u het sjabloon voor de financiële rapportage. Een voorbeeld van de Grant Agreement vindt u hier: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

De coördinator van het project dient binnen 60 dagen na het einde van het project of een projectperiode de CFS aan te leveren voor de eigen organisatie en iedere deelnemer of derde die 325.000 euro over meer aan projectsubsidie aanvraagt.

Deze CFS bestaat uit twee documenten; de ToR (Terms of Reference) en de Auditor’s Independent Report of Factual Findings. Dit laatste document omschrijft het controleprotocol (de eisen waaraan de controle moet voldoen) en de bevindingen van de accountant.  De ToR legt de afspraken over de uitvoering van de controle tussen de aanvrager en de accountant vast.

 

Controleprotocol

De accountant toetst of de werkelijke kosten en de kosten berekend volgens de gebruikelijke methodiek van de organisatie zijn toegepast binnen de projectadministratie en de kostendeclaratie.  De EC stelt dat het ‘Auditor’s Independent Report of Factual Findings’ dient te voldoen aan de eisen in artikel 20.4 van de Grant Agreement. Dit artikel verwijst naar artikel 5 en 6 waarin de EC de specifieke voorwaarden omschrijft waaraan de berekeningen van de werkelijke kosten per categorie dienen te voldoen. Een samenvatting van deze eisen is te vinden op financiële en juridische vereisten.

De EC heeft een lijst samengesteld waarmee de accountant per kostencategorie toetst of de projectkosten conform de eisen (artikel 5 en 6 Grant Agreement) zijn berekend en geadministreerd. Deze lijst bestaat uit verschillende voorgedefinieerde bevindingen (standard factual finding) per categorie. De volgende categorieën worden getoetst; personeelskosten, productieve uren (uren norm), uurtarieven, tijdschrijfsysteem, kosten van onderaannemers, kosten van derden, wisselkoersen en overige kosten (zoals reis- verblijfskosten, afschrijvingen en kosten van verbruiksgoederen).

Per categorie zal de accountant een door de EC vastgestelde controle uitvoeren en aangeven of de projectadministratie aan de bevinding voldoet of niet.

De lijst met alle bevindingen die de accountant moet accorderen is te vinden in Annex 5 van de Grant Agreement: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

 

Voorbereiding door de coördinator

Begin als coördinator al voor het verstrijken van de projectperiode met het uitzetten van de voorbereidende werkzaamheden bij de projectdeelnemers maar ook in de eigen organisatie. Let op dat u als coördinator een dubbele rol heeft; u dient de deelnemers te activeren om de accountscontrole uit te voeren en u dient er op toe te zien dat de accountantscontrole in uw eigen organisatie goed verloopt.

De volgende acties dient u uit te voeren; opdracht verstrekken aan de accountant, ToR voor uw eigen organisatie invullen en ondertekenen, controledossier maken, Report of Factual Findings afstemmen met de accountant, CFS deelnemers en eigen organisatie verzamelen, onderbouwing van de Exceptions in de CFS en onderbouwing van de budgetafwijkingen.

Geef tijdig de accountant de opdracht zodat deze direct na het einde van de projectperiode kan beginnen met de controle. De ervaring leert dat er tijdens een controle vaak vragen zijn die tijd kosten om uitgezocht te worden. Ook kennen veel organisaties formele structuren die het verkrijgen van de juiste bewijsstukken, aangaan van de opdrachtverlening en het ondertekenen van de ToR vertragen. Houdt ten alle tijden rekening met de deadline van 2 maanden na de projectperiode die de EC stelt waarbinnen de CFS opgeleverd dient te worden.

Om het proces van de accountantscontrole zo efficiënt mogelijk af te handelen is het verstandig een controledossier goed voor te bereiden. Een controledossier bestaat uit een dossiermap(digitaal) waarin per categorie en per ‘standard factual finding’  de vereisten documenten en bewijsstukken zijn verzameld. Welke bewijsstukken u nodig heeft vindt u in de lijst met alle ‘standard factual findings’  in Annex 5 van de Grant Agreement.

Tijdens de controle zal de accountant per bevinding aangeven of deze gecontroleerd en correct (Confirmed) is. Mocht de accountant de bevinding niet kunnen staven dan zal deze afwijking (Exception) worden genoteerd. Het is belangrijk om vervolgens uit te zoeken waarom de bevinding afwijkt van de norm en deze onderbouwing in uw dossier vast te leggen.

Controleer ook of de realisatie van de kosten in lijn is met het budget. Waar deze meer dan 10% afwijkt zal de EC u vragen om dit te onderbouwen. Doet u dit proactief dan zal dat de afhandeling van uw dossier bespoedigen.

 

Onze dienstverlening

Hebt u zelf niet de capaciteit om de accountantscontrole voor te bereiden? Wij doen dit graag voor u! Wij hebben ervaring met het samenstellen van het controledossier, het onderbouwen van de ‘Exceptions’ en het goed onderbouwen van afwijkingen tussen realisatie en budget.

Wij maken uw controledossier snel en efficiënt zodat uw accountant eenvoudig en probleemloos de controle kan uitvoeren en goedkeuring kan geven. Inhoudelijke vragen of meer informatie over onze dienstverlening? Neem contact met ons op via het vragenformulier of  per e-mail info@horizon2020.info

Vragen?

Vragen over Horizon 2020? E-mail ons direct via onderstaand formulier:

Uw Naam*

Uw E-mail*

Bericht