Projectadministratie en project control

Zoals blijkt uit de financiële spelregels van het Horizon 2020 kaderprogramma worden er verschillende eisen gesteld aan de toegestane subsidiabele projectkosten. Onder andere dat de kosten van het project herleidbaar moeten zijn in de administratie en conform het budget.

In principe dienen de kosten berekend en geadministreerd te worden conform de reguliere wijze binnen uw organisatie en conform de lokale wet- en regelgeving (usual accounting principles). Het is dus niet toegestaan om uitsluitend ten behoeve van het project de eigen systematiek aan te passen of hiervan af te wijken. Indien het bijvoorbeeld binnen de organisatie of binnen het land waar de organisatie gevestigd is gebruikelijk is dat apparatuur in 5 jaar wordt afgeschreven, mag deze termijn niet ten behoeve van het project aangepast worden naar bijvoorbeeld 2 jaar (zodat er meer afschrijvingskosten binnen de projectperiode kunnen vallen.)

Daarnaast dient er ten alle tijde aansluiting te zijn tussen de geadministreerde kosten en de bewijsstukken in de eigen organisatie enerzijds en de gedeclareerde kosten voor het project bij de Europese Commissie anderzijds.

Het voeren van enkel een boekhouding is zodoende niet voldoende. Projectkosten dienen duidelijk te kunnen worden onderscheiden van andere kosten. Een projectadministratie bijhouden is daarom noodzakelijk als u een subsidie vanuit Horizon 2020 ontvangt.

Doordat in een projectadministratie de projectkosten worden onderscheiden van de lijnorganisatie zijn deze herleidbaar naar de projectuitvoering. Een goed ingerichte projectadministratie biedt daarom zekerheid over de juistheid van de projectkosten en een soepele afwikkeling van audits en de accountantscontrole.

 

Project control

Project control verhoogt de voorspelbaarheid van uw projecten en heeft als functie de financiële informatievoorziening rondom het project te verzorgen en de financiële kaders te bewaken. Te denken valt aan het bewaken en signaleren van afwijkingen in de realisatie van projectbegrotingen, het voorzien in periodieke (management) rapportages, prognoses en het analyseren van informatie.

Ook verzorgt project control aansluiting tussen uw lijnorganisatie en projectorganisatie. Het is de brug tussen administratie, planning & control en financiële spelregels vanuit Horizon 2020.

Doormiddel van de project control cyclus (budgetteren, uitvoeren, meten, evalueren en bijsturen) kunt u proactief handelen en zo voortijdig bijsturen als blijkt dat uw project uit te pas loopt of niet langer voldoet aan de eisen van de subsidie.  U voorkomt hiermee verrassingen aan het einde van uw project.

Onze dienstverlening

Vanuit onze kennis en ervaring kunnen wij uw organisatie op verschillende manieren ondersteunen. Afhankelijk van uw rol in het project, de projectfase of het aantal projecten, kunnen wij u op de volgende manieren ondersteunen:

>  Ondersteuning bij het indienen van uw aanvraag en het opstellen van een projectbegroting (individuele partner of consortium);
>  Projectadministratie voor één of meerdere projecten, vanuit ons administratiekantoor;
>  Financieel projectmanagement coördinator;
>  Detachering als projectcontroller, beheer van meerdere projecten.

 

Vragen?

Vragen over Horizon 2020? E-mail ons direct via onderstaand formulier:

Uw Naam*

Uw E-mail*

Bericht