Rapportages en projectwijzigingen

De voorwaarden inzake rapportages en het doorgeven van projectwijzigingen staan in hoofdstuk 2, sectie 4 van de grant agreement. Deze sectie geeft enerzijds universele voorwaarden en kaders voor rapporteren en het aanvragen van wijzigingen, maar anderzijds ook specifiek voor het project afgesproken verplichtingen. Het is dus van belang altijd de “eigen” grant agreement na te lezen voor de exacte rapportagedata en verplichtingen.

Rapportages

Alle rapportages worden ingediend door de coördinator van het project. Over het algemeen moet er na iedere 18 maanden een voortgangsverslag opgeleverd worden, plus aan het einde van de looptijd een eindverslag. Voor de periodes waarop de rapportage betrekking moet hebben, zie artikel 20.2 van de Grant Agreement.

De rapportage moet binnen 60 dagen na het verstrijken van de rapportageperiode ingediend zijn. Indien uw project veel partners heeft, vereist dit een strakke planning.

Een tussentijdse rapportage bestaat uit:

> Een technisch voortgangsverslag, waarin de algehele voortgang in de uitvoering van de projectactiviteiten, de behaalde mijlpalen en resultaten worden weergegeven.

> Een financieel voortgangsverslag, waarin per partner de gerealiseerde uitgaven en inkomsten voor het project over de rapportageperiode worden weergegeven.

De rapportage wordt in principe geheel digitaal via de participant portal afgehandeld. Hierin zijn sjablonen voor de rapportages beschikbaar. Hierbij is het van belang om rekening te houden met het gegeven dat iedere partner de eigen financial statement in de Participant Portal moet invullen en accorderen.

De eindrapportage bestaat uit:

> Een technisch eindverslag, waarin de eindresultaten van het project uiteengezet moeten worden

> Een financieel eindverslag, waarin per partner de gerealiseerde uitgaven en inkomsten voor het project over de gehele projectduur moeten worden weergegeven, plus eventuele <<accountantsverklaringen>>.

Projectwijzigingen

De verplichting tot het doorgeven van projectwijzigingen is opgenomen in artikel 17.2 van de Grant Agreement. Kern van de verplichting is dat alle wijzigingen die (mogelijk) van invloed zijn op de inhoud van de grant agreement gemeld moeten worden.

Dit kunnen enerzijds wijzigingen zijn in de naamgeving, structuur, situatie, enz. van de partner zelf, anderzijds wijzigingen in het project of de rol van de partner in het project. Voor sommige situaties is het duidelijk dat een projectwijziging noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld het faillissement van een partner, of een vertraging in de uitvoering door onvoorziene omstandigheden. Er is echter (nog) geen lijst met een opsomming van alle mogelijke wijzigingen die melding behoeven. Het blijft dus een individuele beoordeling. De beoordeling en het doorgeven/aanvragen van de wijziging dienen echter tijdig te gebeuren, dat wil zeggen vóór dat eventuele wijzigingen in de uitvoering geïmplementeerd worden.

Wijzigingen en verschuivingen in budget

Wanneer partijen onderling budget overhevelen, of partijen binnen hun eigen begroting tussen kostensoorten schuiven, hoeft hiervoor geen wijziging aangevraagd te worden, mits de activiteiten en beoogde resultaten van het project ongewijzigd blijven.

NB Dit geldt niet voor verschuivingen van/naar kosten voor uitbestede werkzaamheden. Kosten voor uitbestede werkzaamheden dienen per contract en per partner voorzien te zijn in Annex I. Wijzigingen hierin vereisen een aanpassing van Annex I. Dit kan alleen via een wijzigingsverzoek aan de Europese Commissie.

Proces

Iedere wijziging dient “onverwijld” medegedeeld te worden. Een aantal kleinere wijzigingen, zoals een nieuw adres kunt u zelf veranderen via de participant portal.
Voor het overige geldt: Indien u een partner in het project bent, kunt u een getekend wijzigingsverzoek digitaal indienen via de participant portal. De coördinator zal deze vervolgens beoordelen en indienen bij de Europese Commissie. Uitsluitend wijzigingsverzoeken langs deze weg ingediend door de coördinator worden in behandeling genomen. Indien u de coördinator van een project bent, kunt u zelf wijzigingen doorgeven aan de Europese Commissie. Alle wijzigingen worden ter beoordeling voorgelegd aan de toegewezen project officer. Bij goedkeuring van de wijziging zal altijd een schriftelijke verklaring vanuit de Europese Commissie volgen. Alleen na een schriftelijke goedkeuring zijn de wijzigingen van kracht.

 

Vragen?

Vragen over Horizon 2020? E-mail ons direct via onderstaand formulier:

Uw Naam*

Uw E-mail*

Bericht