Aanvraagproces

Een aanvraag voor subsidie kan uitsluitend digitaal gedaan worden via de  participant portal. Na registratie in de participant portal kunt u een openstaande call selecteren die aansluit bij uw project.

Veel calls staan alleen open voor een internationaal samenwerkingsverband: minimaal drie partijen uit drie verschillende landen. Reserveer daarom voldoende tijd voor het vormen van een consortium, of probeer bij een bestaand consortium aan te sluiten. Voor informatie over het zoeken van partners, zie hier. Openstaande calls vindt u hier.

De subsidieaanvraag bestaat uit twee onderdelen: de gegevens van de aanvrager(s) en de gegevens van het project zelf (het projectvoorstel). De gegevens van de aanvragers dienen vastgelegd te worden in de administratieve formulieren. Op basis van de registratie van de partner (de PIC) worden veel gegevens automatisch aangevuld.

Voor de gegevens van het projectvoorstel zijn strakke richtlijnen ten aanzien van lengte, indeling, lettertype, enz. Indien hiervan wordt afgeweken zal dit de beoordeling nadelig beïnvloeden. Pagina’s buiten de page limit worden bijvoorbeeld gewoon genegeerd in de beoordeling, waardoor een goede beoordeling in feite niet meer mogelijk is. Naast de administratieve gegevens en het projectvoorstel dient ook een verwacht projectbudget opgesteld te worden.

De exacte voorschriften kunnen verschillen per call for proposals. Daarom dient altijd de call for proposals goed bestudeerd te worden. Sjablonen zijn beschikbaar via de participant portal. Zie hiervoor de participant portal.

De aanvraag moet vóór de deadline van de call for proposals ingediend zijn via de participant portal. Indien u deelneemt als partner in een samenwerkingsverband, moet de coördinator de aanvraag (mede namens u) indienen.

Na succesvolle indiening worden de volgende stappen doorlopen:

Toets op volledigheid

  • Toets volledigheid aanvraag (deels afgedwongen door digitale systeem);
  • Toets formele vereisten (aantal/type deelnemers, max.subsidie, enz.)
  • Afwijzen niet subsidiabele voorstellen;

Inhoudelijke beoordeling

De inhoudelijke beoordeling van aanvragen gebeurt niet door de Europese Commissie zelf, maar door een netwerk van extern ingehuurde experts. Alle aanvragen die voor beoordeling in aanmerking komen krijgen op een aantal deelgebieden (excellentie, nieuwheid, uitvoerbaarheid, enz.) een score. Voor ieder deelgebied dient een minimale score gehaald te worden en voor het totaal dient een minimale score gehaald te worden, de zogenaamde threshold.

  • Verspreiding voorstellen onder experts;
  • Verzamelen scores van experts;
  • Splitsen voorstellen onder/boven threshold en rangschikken voorstellen boven threshold.

Besluitvorming

De hoogte van het budget van de call, in combinatie met de uiteindelijke rangschikking van de voorstellen boven de threshold, bepaalt welke projecten subsidie kunnen krijgen. In uitzonderlijke gevallen, bij meer “excellente” projecten dan het call budget toelaat, wordt het call budget alsnog verhoogd.

  • Projecten binnen het budget van de call uitnodiging voor opstellen Grant Agreement, boven budget call op reservelijst of afwijzing;
  • Onderhandelingen Grant Agreement via coördinator;
  • Sluiten grant agreement en starten project.

De tijd tussen het sluiten van de call for proposals en de (eventuele) start van de contractonderhandelingen duurt meestal ca. 6 maanden. De onderhandelingsfase voor de Grant Agreement meestal 3 maanden. De richtlijnen staan overigens in iedere call for proposals genoemd. Bij extreem veel ingediende aanvragen of grote en ingewikkelde aanvragen kan de doorlooptijd nog langer worden.

Wanneer men de ontwikkelingsfase van het project ook meeneemt, is de “time to grant” niet zelden meer dan een jaar. Hier dient uiteraard goed rekening mee gehouden te worden.

Vragen?

Vragen over Horizon 2020? E-mail ons direct via onderstaand formulier:

Uw Naam*

Uw E-mail*

Bericht